YP（中国）有限公司
报价管理信息系统
YINPU是全球领先的高精密度、高复杂度及性能关键的铸件和机加工零部件制造商，我们的产品被用于不同终端市场。我们为来自全球的多元化客户群提供定制的铸造和机加工产品和表面处理服务。我们的垂直整合业务模式及为我们的客户提供一站式解决方案的综合能力树立了我们的全球领导地位。许多客户均为其各自行业中知名的全球领导者，包括Benteler、Bosch 、Caterpillar、 Cummins及Parker-Hannifin。
客户（中国）有限公司在2011年9月份开始在集团全面应用了SAP系统，其功能包括：销售与分销（SD）、采购与库存（MM）、生产计划与控制（PP）、设备管理（PM）、质量管理（QM）、财务与会计（FICO）、人力资源管理（HR）。
目前在对国内，对于客户的销售报价环节，采用的是‘邮件’+‘OA’+‘EXCEL’ +‘电话’的多平台多工具的方式进行；目前暴露出的问题如下：

1. 初始询价环节没有统一的询价提交入口，用的是分散的邮件形式或者被动地到官网下载；
2. 没有统一的询价提交信息规范和检查，询价包内信息参差不齐，使成本测算工作需要往复沟通和确认，影响效率；
3. 图纸信息没有集中的存储，维护与管理；（技术上是集中在文件服务器（加密），但实际图纸传递过程是通过OA传递，并没有严格执行加密传输。）
4. 缺少潜在客户或者报价失败客户的信息维护和管理；
5. 报价环节由于需要有大量的不同种类产品的成本测算工作，成本测试本身又涉及到品类众多的成本项目（原材料，铸件，机加工，检测费，清洗包装费，物流费，表面处理，模具，工装，检具，外购，自制，人工费等），所以需要消耗大量的时间去分析图纸，询问单价，确认重量，计算单价，表面积等子项目，以及经验系数的给出，从而影响整个报价的效率 ；
6. 各种类产品成本测算没有统一共识的字段规范，如模具费自制，外购字段的设定，以及修改成本测算时报价版本，图纸版本的变更维护，会造成报价人员的理解误差和取数误差；
7. 整个报价环节使用大量的EXCEL表格进行操作，单机的EXCEL存储在本地，无法做到有效的分类权限管控，数据安全保密，以及无法快速的制作出各维度的管理分析报表供领导决策；
8. 询价提交人员，成本测算人员,报价人员，没有明确科学合理的分工协作规划，有分工才有效率，有协作，才有效益！

因此，客户需要选用一套易用，实用，强大而不过多改变人员操作习惯的系统，将涉及报价各环节的表单元数据，有序，规范，快捷，集中存储在高效的数据库里，解决多平台多工具的混合低效问题，在不改变原始主线流程和EXCEL习惯的前提下最大限度的提升报价效率，报价竞争力，以及报价成功率！

建设目标

主要为客户实现报价流程系统化，减少报价环节的各种人为差错；统一平台，减少往复沟通，多工具切换，提高整体报价效率, 实时集中存储有价值的元数据，从而为决策层提供更多维度的统计分析报表。

总体设计原则

易用，好用，实用！
站在管理者的高度来架构，终端用户使用的角度来实施，用软件设计的思想来融合！任何优秀的管理系统本身，不仅仅是功能的堆积，而是在终端用户广泛应用的前提下，先接地气，再作数据与功能的深挖掘。
体业务设计

总体业务流程图：

图 5-6 询价子流程

流程表单：
 

成本测算子流程

精密机加工成本测算

流程表单：

航空医疗精铸件成本测算

1. 纯铸造测算表单

1. 铸造机加工表单
2. 

报价及客户反馈处理子流程

流程图：
功能说明：

1. 报价人员获取成本测算单，开始填写 《产品报价计算表》，根据询价单号自动匹配提取成本测算单内容到指定单元格。补充系数，运费，汇率等信息后，自动算出报价单价，并保存结束。
2. 完成了《产品报价计算表》，开始填写《报价单》选择语言版本，并根据询价单号或者报价计算表单号自动匹配取询价件号，材料，工艺，单价等相应信息，修改补充文字条款等细节、完成最终的报价单；
3. 将报价单通过邮件的方式进行审批。
4. 审批通过后，报价人员点击传递，流程至销售人员，销售人员发送正式的报价单给外部客户；
5. 审批未通过，报价人员判断是否需要成本人员重新成本测算，如不需要，报价人员更改《产品报价计算表》，并生产新版本的报价单；如果需要重新成本测算，则将成本测算流程撤销后回退给成本测算人员。成本测算人员在数据中心找到原有测算单，复制填表新一张成本测算单，并修改相关数据，直至完成。同时报价人员重新修改报价计算表，重新填写询价单号，自动提取最新数据，并调整相关数据直至完成，再在流程工作台重新处理报价单，修改相关信息后，继续传递。同时报价人员重新修改报价计算表，重新填写询价单号，自动提取最新数据，并调整相关数据直至完成，再在流程工作台重新处理报价单，修改相关信息后，继续传递给上级领导审批。
6. 收集客户反馈信息，并通知填写《客户反馈表》；客户反馈表中设置状态字段，下拉框填写：
7. 报价成功，反馈表传递流程结束；
8. 重新报价，抄送给报价人员并反复上面流程操作；
9. 无反馈（中间状态），填写相关时间记录，流程结束。

流程表单：
1.产品报价计算表
节点操作说明

报表和功能：

新询价跟踪表

报价成功/报价失败分析报表

转移定价

成本拆分功能

报价批量更新……

表单流程设置功能介绍

前面讲总业务流程是数据流向的逻辑运算参考，而每张表单，即模板也有自身的表单流程，系统中表单模板为最基本单元，通过对表单模板的定义与设计，最终给终端用户一个填表的入口。

1. 模板属性分为三种：单一填报，多人填报，流程驱动，只有是流程驱动的表上才可以进行流程设置。

1. 流程设置功能

首先画表单的操作流程示意图；
由开始，结束，流程任务，及流向线四要素组成。流程任务有任务属性，流向线有流向属性。
接下来定义各节点任务属性，填写区域，及对应执行人或回退人
 
 

流向线基本属性
 
流向线上可设置抄送
 
整个设置界面如下：

 
通过对表单模板的流程设置，可实现人员分工填写不同区域，审批确认，以及条件自动判断等。
流程代办功能：针对时间段的代处理，系统有工作流委托。

用户界面设计

界面分导航界面，和用户使用界面，导航界面根据不同的功能部门分类，使用界面即EXCEL表格界面
 
数据中心

智能Excel特点简要说明

众所周知，Excel是全世界最受欢迎的软件之一，不但功能强大而且易学易用，在智能化普及方面起着积极作用。依靠先进的插件技术，智能Excel的操作界面完全嵌入到了Excel当中，成为了Excel的一个子系统，从而也顺理成章地继承了Excel的各种优点。智能Excel使用了先进的智能识别技术，使你在使用智能Excel的同时，可以像往常一样处理那些独立的Excel文件，与Excel高度融合、和谐并存
在Excel的传统使用过程中，是以文件的形式保存所输入的数据的，这样做的缺点也是非常明显的，例如当数据量很大很复杂时，面对一大堆杂乱的文件，要对其进行有效的管理非常困难，更不用说要对历史数据进行自动化统计、分析、重用等高级操作了。面对一大堆宝贵的数据却不能有效加以利用，非常无助！
这时让我们换个角度想想，如果我们能把这些存在一个个文件中的数据提取出来，然后有规律地存储在数据库中，利用数据库成熟、强大的数据存储和处理能力，上面的问题不就是都可以解决了吗？没错，而且这些需求在智能Excel当中都已经做到，你只需要首先根据自己的需要定义好一个模板，以后你在该模板上输入的数据都会被智能Excel提取，并保存到数据库中去，当你查看时，又自动从数据库中把数据取出并填入到模板中，与你在输入时看到的样子一模一样。更重要的是智能Excel可以让你从此轻松地对数据进行汇总、分析、比较，从而可以让你最大限度地发掘数据的价值。